加强规范化建设 促进公证工作不断发展--黑龙江公证协会
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  加强规范化建设 

 

促进公证工不断发展

 

勃利县公证处

    

   勃利县公证处,作为一个参照公务员管理的事业单位,多年来在全体公证人的努力下,规范化管理,抓住“规范”这一主线,在制度建设、队伍建设、规范执业、质量监督、法制宣传、社会服务等方面下功夫,取得了显著成效

规范管理,以制度建设为抓手。为保障公证工作科学、合理、有序地开展和进行,我们把公证处的整章建制工作放在重要位置,坚持搞好制度建设,以实际工作为基础量身制定了政治制度、工作制度、财务制度、学习制度、安全制度、档案管理制度,涵盖了日常工作的各个方面。作为业务部门,我们在遵守单位规章制度的同时还严格按照《公证法》、《公证程序规则》、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》《公证复查争议投诉处理办法(试行)》、《公证员年度考核办法》、《全省公证业务辅助人员管理办法》等管理约束公证人员,并依据相关规定制定了《公证受理审批制度》、《勃利县公证处错假证赔偿办法》、《勃利县公证处执业过错责任追究办法》、《勃利县公证处印鉴、公证专用纸、服装管理规定》,实行首问负责制、一次性告知制、上门服务制、限时办结制、疑难案件讨论制及理论调研工作奖惩规定等制度。二OO九年,为了打破“重办证轻理论调研”的瓶颈,我们制定实施了《理论调研工作奖惩规定》,规定每名公证员每年必须在报刊杂志上发表信息、理论文章,每发表一篇信息奖励50元,发表一篇理论文章奖励200元;没有发表给予相应的惩处,并取消评优资格。此规定一经实施即收到了显著效果,两年来在报刊杂志、网站上发表信息17篇,发表理论文章9篇,被省公证协会授予“理论调研工作先进集体”。以制度管人,以制度管事,在全处的日常工作运转中真正做到了有章可循,有规可依,违章必惩,违法必究。

规范管理,以队伍建设为永恒主题。在队伍建设方面,我们深知高素质的队伍,来自于高素质的人员,高素质不仅要求业务精,政治也要过得硬。多年来,我们始终把队伍建设工作抓在手上,舍得在提高队伍素质上投入,投资十余万元支持同志们参加电大、自学考试和司法部、省司法厅的业务培训工作,加强学历教育。由于我们高度重视和大力扶持,使我处3名同志完成了由高中学历到法律大专,全处人员由大专到法律本科的学历教育,6人取得了国内、涉外双重公证员资格。我们开展了“创建学习型机关,打造学习型队伍”活动。为了稳步提高公证员的整体素质,我处每年全员参加全省公证员岗位培训,每周坚持政治、业务学习,坚持业务学习是根本,政治学习是保证的原则,学习党的方针政策、时事政治,学习公证专业知识和相关法律法规,做到学有所获,读有所得,记有所悟,不求快但求稳,不求多但求精,进而提升了全体公证人员的政治素质和实际工作能力。

为了打造一支业务精,素质强的公证队伍,我处还开展了各项活动。在学习实践科学发展观、社会主义荣辱观、社会主义法治理念教育、构建社会主义和谐社会主题实践活动、整顿执业风纪活动、岗位训练活动、“知责有为,知己补短”两知教育、保持共产党员先进性教育、“服务 质量 信誉年”活动中,在 “什么是科学的态度,怎样用科学的态度指导工作座谈讨论会、解放思想大讨论座谈会学习实践科学发展观心得体会座谈会上,开展自查自纠,剖析自身存在的问题,广泛征求意见,制定落实整改措施,知己之责,补己之短,夯实“清正廉洁,执业为民”的理念,强化了责任意识、服务意识、大局意识,促进了工作的有效发展,树立了良好的社会形象。

我处还选择特殊时机为介点,在三月以“三八妇女节、 “3 .15消费者权益日”为契机开展了“维权主题月” 活动,设立“巾帼示范岗”,在十一前召开“庆祖国生日  谈法制进程”座谈会。在“我向祖国说句心里话”征文活动中,以一颗赤子之心抒发了对祖国母亲的情怀,感受了祖国60年的沧桑巨变,为中国奇迹中国道路而赞叹,为祖国自强不息,开拓进取的精神而骄傲,祝福我们伟大的祖国更加繁荣昌盛并决心我以我心爱祖国,我以我行报祖国在工作中以更加饱满的热情、积极的态度做好本职工作,充分履职,规范履职,为公证事业的发展、为和谐社会的构建贡献自己的力量。

重庆打黑除恶活动中数名律师涉黑被查,赵作海冤案、山东潍坊法官索要办案经费等案件全国震惊。侯杰、胡燕瑜等几位律师违反职业道德和执业纪律,知法犯法,与黑恶势力为伍,涉嫌了犯罪,造成了极其恶劣的影响,为我们敲响了警钟。勃利县公证处以上述案例分别开展了 重庆律师涉黑给我们的警示为主题的警示教育活动,全体执业公证员在深刻剖析律师涉黑犯罪实质的基础上,纷纷表示要以此为戒,从我做起,自重、自警、自省,树立正确的人生观和价值观,廉洁自律,秉公办证,以事实为依据,以法律为准绳,严格遵守法律法规和办证程序,遵守职业道德和执业纪律,自觉践行社会主义法治理念,围绕大局,规范执业,服务发展,保证办证质量,维护公证的公信力。

为规范公证执业行为,完善行业自律机制,提升公证信誉,我处全体执业人员以自愿、积极、庄重、认真的态度签署了《公证行业自律公约》。《自律公约》本着发展、规范、创新、诚信、自律、维权、公平、公正、严格执法的理念,延伸现有法律、行规层面,以以事实为依据,以法律为准绳为标准依法履行职责;树立社会主义荣辱观,以健康的心态,良好的作风展示公证员的品格风貌;恪守社会主义法治理念,以社会和谐、进步、发展为执业的生命;并且规定了禁止性条款,多方位、全方面地规范公证员的执业行为。签署自律公约,在强化自律管理约束的同时,进一步规范公证员的执业行为,有效促进公证行业的健康有序发展。

队伍建设中,我处重视党建工作,注重非党积极分子的培养。两位党员和要求入党的同志结成帮带对子,处领导在生活上关心他们,在工作中敢于压担子锻炼他们,定期在单位组织学习党的知识。经过全处人员的不懈努力,我处先后有5名同志光荣地加入了中国共产党,公证处成为全员都是共产党员的单位,成立了自己的党小组并积极开展各项工作,党员的先锋模范作用在工作中得以彰显,讲政治,讲党性,讲原则,讲奉献,公证队伍的凝聚力、战斗力和执行力明显增强。

规范管理,以公证宣传为依托。宣传是让群众知道公证,了解公证,从而运用公证手段来维护自身合法权益的有效途径。多年来,处把宣传纳入工作重点,通过公证进万家法律六进” 等活动,利用广播电视等媒体为载体,采取多种形式搞宣传,合纵连横,形成网络化格局,取得了良好的效果。我们成立公证法制宣讲团,要求每名公证员作为成员各有侧重准备好要讲解的公证知识及相关法律,针对讲座受众对象的不同,随时抽选人员随机讲解适合的内容。两年来,在勃利电视台开展法制讲座3次,先后在勃利县中医院 恒煤焦化有限责任公司大四站镇勃农兴达公司城西街道开展讲座5次,讲解了合同法、安全生产、财产约定协议、赠与、委托、继承公证及继承法、婚姻法等有关知识。通过进单位,进乡村、进社区、进企业、进机关等开展法制讲座,比较系统地、有针对性地进行了公证法律知识的普及。

我们还开展法律广场、“法律大集”宣传。近两年,在人流密集、地段繁华的建设银行门前一条街上,我处与10多家机关企事业单位联合开展了法律广场大型宣传活动8在《公证法》五周年之际还组织了专门的系列宣传活动,除了“法律广场”外,还深入永恒乡、倭垦镇等开展“法律大集。每次宣传时,悬挂了公证进万家 受益你我他弘扬法治精神  服务科学发展 “法制弘扬公平正义,公证促进诚信和谐”的宣传条幅,吸引了众多人的目光,设置了宣传台、宣传版,散发《勃利县公证处致全县农民的一封信》、《公证指南》等宣传单5000余份,现场解答咨询近500余人次,做到有问必答,为群众解疑,让群众满意。   

二OO九年七月一日,我处自己的网站正式开通,利用这一方便快捷的信息平台介绍公证知识,及时公布我处的各种信息,让社会更广泛地了解公证,同时更广泛地接受社会各界的监督,对树立良好的社会形象和公信力发挥了不可替代的作用。

    针对我县的有关部门领导不认知公证不了解公证的现象,二OO九年我处开办了自己的《公证信息》,对科学发展观的学习、法律服务年活动的开展、证后回访、召开社会监督员座谈会、为民生服务、开展向沈浩同志学习 “以责任感做事”的激励教育等工作、活动情况,及时撰写,图文并茂,第一时间送达有关部门受到好评和欢迎,达到了完善工作,展示业绩,宣传公证的目的。

规范管理,以服务质量为核心质量是公证的生命。如何保证公证质量,保证工作的服务质量是我们永久的课题,也是我处工作的重中之重。我们坚持“三做到两严格”,“三做到”即:一,始终坚持严格按照《公证法》、《公证程序规则》及相关法律法规、办证规则的规定受理、审查公证事项,严格遵守审批制度,做到未经审批决不出证。二,对于有疑义或者按照办证规则需要核实的事项,坚决做到实地核实无误后上报审批,重大、复杂的公证事项经公证机构集体讨论。三,为了保证办证质量,我处实行承办公证员自查、档案员归档时检查、全处定期复查的办法,做到每本卷宗必经三次质检,堵塞可能存在的每一个漏洞。“两严格”是在执业过程中,要求公证人员严格遵守职业道德和执业纪律,热情接待,文明服务,礼貌待人,严格按照收费标准收取公证费用,不办人情证、金钱证、关系证。

为了广泛地接受监督,改进完善工作,我处实行“两公开四监督:将业务范围、办证程序、收费标准、“四声、四优先、五心、六不、六保证”等服务承诺公开公示上墙,公开了举报电话。设立了监督岗举报箱;聘请纪检委干部、人大法制办工作人员及其他各界人士为社会监督员每年召开座谈会进行监督;还向社会各界发放征求意见表广泛征求意见或建议予以监督;同时在办证过程中重视当事人的意见,每件卷宗中都附有《法律服务监督卡》,由当事人对公证员的服务进行评定当事人对承办公证员、对办证过程有无意见、有何意见都记录在案。特别是开展诚信服务以来,我处建立健全了公证员诚信服务档案,实行动态管理,公证员的奖惩、投诉等执业情况均有详细记载。

档案是公证工作不可或缺的一个重要环节,是公证服务质量最直观的体现,见证着公证处发展的轨迹。多年来我处始终按照要求严格档案管理,卷宗规范标准,做到及时归档,严格执行档案借阅审批登记手续,对于遗嘱等密卷都单独保存,及时添置档案柜改善档案室条件,时刻注意档案室的安全防卫。对于涉外公证专用纸,按照《黑龙江省公证涉外专用纸管理办法》规定做到专人专柜保管,入库、保管、出库、使用、作废、销毁都详细记录,明确责任人,逐环节登记备查,从未出现遗失、被盗等现象。

为了更好地开展工作,提供优质高效的服务,我处建立健全了各项档卡簿册,从公证事项的接待、受理、公证书分类编号,案卷归档、借阅,文件的接收、交接,公证用纸的领取,到各类物品的登记都有记载。还配备配齐了6台电脑、4台打印机、1台多功能一体机,目前每人一台电脑,最大限度地改善了办公条件,增强了科技含量,提高了行业间的交流,第一时间了解上级的精神和规定,提高了工作效率。

规范管理,以服务效能为宗旨。服务经济发展,服务民生,服务和谐社会是公证处义不容辞的责任。把握时代脉搏,与时俱进,提供优质高效的公证法律服务是我们的宗旨。以我们的真心和服务化解当事人的烦忧是我们的不懈追求。多年来,勃利县公证处充分发挥公证职能,紧紧围绕县委县政府“打造工业强县,建设宜居家园”的宏伟目标,主动介入经济主战场,坚持为民营企业服务,先后与十余家民营企业建立联系点,每年每名公证员至少上门为结为服务对子的民营企业义务服务2,解答法律咨询,帮助整章建制,起草修改合同协议等法律文书,受到一致欢迎和好评。还先后为我县的公益项目九龙水库水源地用地强制拆迁和鹤大公路用地强制拆迁提供现场服务,为县纠风办组织的关注民生 服务发展 群众最满意的单位评选服务,并3次为廉租房抽签提供现场服务。廉租房现场抽签时,在公证员的监督和相关部门工作人员的共同努力下,现场抽签活动依法有序进行,当抽签户秩序井然地抽选出自己的廉租房时,激动地一再表示感谢党和人民政府的好政策,感谢现场工作人员的辛苦工作受到了肯定和好评,收到了良好的社会效果。

弱势群体是全社会关注的焦点,他们对公证的需求一直牵动着全体公证人的心。今年我处接待了一位农村低保家庭的公证申请,了解其家庭生活困难的情况后,我处积极主动与法律援助中心联系,帮助其申请法律援助,经法律援助中心批准为其办理了一件法律援助公证案件。多年来勃利县公证处对老弱、贫困、残障等弱势群体开展了扶贫助弱活动,采取优先服务、上门服务、减免收费等各项措施,受到社会各界的好评。在推进三项重点工作的活动中,进一步完善了相关的便民利民措施, 又对涉农公证开辟绿色通道,宗旨就是充分发挥公证的职能作用服务民生、服务三农,服务经济社会发展,为构建和谐社会贡献自己的力量。

为了保证服务效果,我处每年都开展证后回访,先后到县邮储银行、宏泰松果有限公司、县动迁办等单位对合同履行情况及保全证据公证书的使用情况进行跟踪回访,并向多名当事人回访,同时征求对公证工作的建议和意见,就公证处的服务态度、服务效率和办证质量等征求意见和建议,将意见归纳整理,用于指导今后的工作,为今后的工作开展奠定了良好的基础。

办理一件公证,占领一片阵地,赢得一份民心,树起一面旗帜”,这是勃利县公证处全体公证人的座右铭,我们 是这么想,也是这么做的,规范管理,规范执业,围绕“规范”做文章,打造了一个严谨的公证队伍,以严谨的工作作风办理公证开展工作。多为当事人想一点,比他人多做一点,对工作更负责一点,公证质量更高一点,让社会各界更满意一点,正是因为这“一点点”,勃利县公证处的工作受到了肯定,赢得了当事人的满意,荣获了很多荣誉。然而,我们深知在前进的道路上任重而道远,我们会继续努力,追寻严谨规范,公平正义的脚步将永不停歇……

               (责任编辑:谷秋丹)

                          

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