谈公证文书立卷归档操作方法及技巧--黑龙江公证协会
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谈公证文书立卷归档

操作方法及技巧

黑龙江省哈尔滨市阿城公证处隋彦忠

 

2009年和2012年,笔者有幸作为检查组成员,两次参加了全省公证质量检查,先后查看了5个地市及森工、农垦共19家公证处的公证卷宗。在学习各地先进经验的同时,对查找到的问题进行梳理发现,公证质量方面真正因适用法律错误或是严重违反程序出现错证的寥寥无几,倒是公证文书立卷归档方面出现的问题成了普遍的共性问题。笔者认为,细节决定成败,任何的一点疏忽大意,都可能埋下重大质量安全隐患。没有十全十美,但可以做到尽善尽美。本文拟结合笔者对《公证文书立卷归档办法》及相关规定的学习心得和工作实践,谈谈粗浅的认识,其目的是与同仁们互相学习和交流,以达到共同提高公证质量的目的。

一、 卷宗封面项目及填写

(一)、卷面项目应包括:卷宗编号(全宗号、目录号、案卷号);立卷单位全称;公证书编号;公证事项;申请人(自然人姓名、法人和其他组织的名称及法定代表人、负责人的姓名);收件日期;办结日期;归档日期;卷宗类别(国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济);保管期限(短期、长期、永久);公证员签章;归档章。

 

示例,仅供参考

 

全宗号

目录号

案卷号

   

 

 

WM.Y

2012-1

 

         黑龙江省              公证处卷宗

                                   年黑   证外民字第    

 

 

出生 国籍 亲属关系

 

 

 

 

 

 

收件日期

201       

办结日期

201      

归档日期

201      

 

 

办证目的及使用地:日本定居

保管期限

     

公证员

 

 

1、卷宗封面应按所列项目用钢笔、碳素笔、毛笔逐项填写清楚,或微机打印生成。

2、不能将申请人与代理人混淆,“申请人”栏不能将代理人填写成申请人。

3、“公证事项”栏填写内容应与公证书公证事项一致。

4、“办结日期”为出具公证书的日期或是做出终止公证、不予公证决定的日期;“归档日期”为承办公证员将公证卷宗移交档案管理人员接收的日期。

(二)在对封面和封底进行设计时,可将卷宗目录页放置在封二,将备考表放置在封三,其好处是可以减少纸张和印刷成本。

二、 档案的编号

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

(一)全宗是指一个立档单位的全部卷宗。全宗号是档案馆给立档单位编制的代号,未移交档案馆的可空置不填。

(二)目录号也可称之为类目号,即类目的标识符号,是全宗内案卷所属目录的编号。公证文书档案可按公证类别-保管期限的分类方法进行分类。公证类别分国内民事、国内经济、涉外民事、涉外经济,可分别用阿拉伯数字1234或大写英文字母NMNJWMWJ表示;保管期限分为永久、长期、短期,可用阿拉伯数字123或大写英文字母YCD表示,不同类目之间用“.”间隔。如内民永久卷宗,目录号可编制为NM.Y1.1

(三)案卷号是目录内案卷的顺序编号,通俗讲就是目录号项下案件的流水号,可按序号或年度-序号的方法编写,按序号编写指的是自建处始某一类卷宗排序号的延续,即我们常说的大流水号。按年度-序号的方法编写,可表示为2012-x号。

三、卷宗目录及排序

示例,仅供参考

编号

                      

页数

    

  1

公证书正文

1-2

 

  2

公证书签发稿

 3

 

  3

公证书译文

 4

 

  4

公证申请表

 5

 

  5

受理通知单回执

 6

 

  6

权利义务及公证事项法律意义与后果告知书

 7

 

  7

当事人的身份证明

8-10

 

  8

当事人提交的有关证明材料

11-17

 

  9

证明文书原件

 18

 

 10

询问笔录

 19

 

 11

核实材料

20-21

 

 12

其他有关材料

22-23

 

 13

审批表

 24

 

 14

公证书送达回证 

 25

 

 15

公证费收据或减免收费审批单

 26

 

 16

备考表

 27

 

 17

附件袋

 28

 

 

(一)“公证书正文”是指公证处正式出具的公证书并包括所证明的法律文书,如合同、委托书、遗嘱、声明书、文件的副本、影印本等。

    (二)“受理通知单回执”和“权利义务及公证事项法律意义与后果告知书”系《公证法》实施后新的公证办证程序性要求,《公证文书立卷归档办法》第十条没有编入,应按申请-受理-告知的顺序进行排列。

(三)“证明文书原件”指当事人提交给公证处的原始材料,如遗嘱、合同、委托书等。

(四)“其他有关材料”应包括公证员办证过程中收集的当事人的指纹卡和工作现场拍摄的当事人签字时照片的打印材料。

(五)备考表记录卷内文书材料的齐全完整程度。

    四、公证卷宗材料的收集整理

   (一)受理公证申请后,承办公证员即开始收集有关的各种证明材料,记录整理询问笔录、核实材料等,着手立卷的准备工作。

(二)公证事项办理结束或终止后,应由承办公证员检查、整理该公证事项的全部文书材料,进行立卷归档。此项工作要注意两点:

1、补齐遗漏的文书材料。

1)保持文书材料的完整性,该收集的材料必须收集齐全。公证卷宗文书材料包括:

①公证申请表。公证活动的启动是基于当事人申请,因此,公证卷宗内公证申请表的重要性不言而喻。公证申请表应当记载:申请人及其代理人的基本情况;申请公证的事项及公证书的用途;申请公证的文书的名称;提交证明材料的名称、份数;申请的日期;其他需要说明的情况。

②申请人申请办理公证时提交的材料:证件有效期内的自然人的居民身份证、临时居民身份证、户口本、中华人民共和国护照、军官证、士兵证等有效身份证件;资格证明在有效期内的法人或其他组织的营业执照、登记证书、组织机构代码及其法定代表人、负责人的身份证明;委托他人代为申请的当事人的授权委托书;申请公证的文书;申请公证的事项的证明材料,涉及财产的有关财产权利证明;与申请公证的事项有关的其他材料。

③向公证申请人发送的受理通知单回执。

④告知记录。告知方式可以采用告知书或者采用询问笔录。告知事项应当包括:当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果;当事人在办理公证过程中享有的权利、承担的义务;办证规则规定的其他应当告知的内容。

⑤鉴定意见、检验检测结论、翻译材料。材料上应当有相关专业机构及其承办人员的印鉴和签名。

⑥询问笔录、现场勘验笔录、工作记录。

⑦公证机构核实材料。

⑧审批单。

⑨公证书送达回证。

⑩公证费收据及减免申请和批准。

2)保持卷宗内证据材料的有效性。证据材料分为两种:一种是可以直接认定事实的证据,如人民法院的生效的判决书、裁定书、调解书,公证书等,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑问的,应当进行核实;另一种证据,如社区居委会、村委会出具的证明,属间接证据,还应当有其他辅助性证明材料且证明材料之间能够互相印证。

3)保持公证员收集的证据材料(如询问笔录、核实材料等)和办证流程工作材料(如受理通知单回执、告知书、公证书签发稿、审批表、送达回证等)的准确性,该签名的地方必须由当事人或公证员亲笔签名,审批和送达日期必须签写正确。

2、去掉不必立卷归档的材料。多余的、重复的材料,可参照《公证文书立卷归档办法》第8条予以剔除。

(三)公证事项办理终止的卷宗,应按公证活动时间的先后顺序排列。公证员对终止事项原因的记录,或当事人申请撤回的书面材料,排在全部文书材料之后。

五、立卷编目和装订

(一)编码原则:公证文书材料一律使用阿拉伯数字逐页编码,页码位置,正面在右上角,背面在左上角,背面为空白页的不编码。

(二)卷宗装订前要进一步进行整理。

1、对破损的材料修补和复制,对热敏传真件和圆珠笔书写的材料复印,复制件、复印件放在原件后面;

2、装订部位过窄或有字迹的材料,用纸张加衬边;

3、字面过大的材料,按卷宗大小折叠整齐;

4、字迹难以辨认的材料,应当附上抄件;

5、附卷的信封打开平放,邮票不能揭掉;

6、材料上的金属物必须全部剔除干净。

(三)卷宗装订后,在封底翻口纸舌处粘贴公证处封签,并在封签上加盖立卷人名章。

封底封签及盖章示例,仅供参考

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

立卷人名章

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

翻口纸舌处

黑龙江省      公证处封签

 

立卷

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

六、卷宗归档

    (一)公证文书材料应在办结后三个月内整理归档。

    (二)按照公证档案管理办法的规定确定保管期限。同一当事人或数个相互间有利害关系的当事人为同一目的而申办数项公证且在同一时间内提出申请的,可合并为一卷。卷宗保管期限按卷内最长的一项确定。如一本卷宗内公证项目包括出生(永久)、国籍(长期)、生存(短期),按永久保管。

    (三)跨年度的公证事项,在办结年立卷。如2011年受理,2012年办结的,应在2012年归档并归入2012年。

(四)在编号、登记后的档案封面的左上角应盖上“归档”章。

(五)涉及国家机密和个人隐私的公证卷宗列为密卷。

(六)电子文件的归档与管理参照《电子文件归档与管理规范》执行。

公证文书档案是公证机构证明活动的真实记录,也是判定公证机构出具公证证明的真实性、合法性的唯一依据。因此,保管、整理好公证档案是公证机构的重要任务,公证同仁们应当引起重视,并使之应经得起时间的推敲和历史的检验。

 

参考法律、法规及规章

1〕《中华人民共和国公证法》

2〕《中华人民共和国档案法》

3〕《公证程序规则》

4〕《公证文书立卷归档办法》

5〕《公证档案管理办法》

6〕《机关档案工作条例》

7〕《档案文件整理规则》

8〕《文书档案案卷格式》

9〕《电子文件归档与管理规范》

10〕《关于公证案卷排列顺序的复函》(90司公字第31号)

11〕《公证质量评价标准(试行)》

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